czwartek, października 20, 2016

Jak rozmawiać przez telefon?

rozmowa telefoniczna, nic na poważnie

Żyjąc w XXI wieku, możemy śmiało stwierdzić, że nikt nie potrafi dziś funkcjonować bez telefonu. Młodzież wykorzystuje nowoczesne smartfony do robienia zdjęć, komunikacji internetowej czy gier. Starsi skupiają się często jedynie na komunikacji werbalnej. Wszystkie te wykorzystania mają jeden wspólny mianownik, wymagają rozmowy. Rozmowa przez telefon w dzisiejszych czasach jest nieodzowna, niezależnie od tego, jak bardzo będziemy starali się jej uniknąć, a to najdzie nas ochota na pizzę, którą trzeba zamówić, a to zadzwonią z jakąś reklamą czy odezwie się do nas rekruter. Rozmowa jest bardzo ważna, a to, w jaki sposób ją prowadzisz, ma duże znaczenie.

Jakiś czas temu przydarzyła mi się nieciekawa historia, w dniu drukowania pracy dyplomowej komputer w kserze wyczyścił mój pendrive z plikiem. Nie miałam kopii zapasowej, gdyż ostatnie poprawki robiłam wraz z promotorem na jego komputerze służbowym. Trzeba było prosić go o natychmiastową pomoc. Nie było już opcji na powrót na uczelnie. Musiałam zatelefonować, a od jakości rozmowy zależało wiele. Ostatecznie Pan Promotor przesłał mi potrzebny plik na maila i wszystko się ułożyło. Dzięki jednej rozmowie, która odpowiednio przebiegła. A teraz pytanie, czy na pewno Wiemy jak rozmawiać przez telefon, żeby uzyskać oczekiwany wynik oraz aby było kulturalnie? Sprawdźmy!

Zaczynając rozmowę, warto się przedstawić.

Dzwonisz do kogoś po raz pierwszy albo odbierasz telefon od nieznanego numeru, pamiętaj, aby się przedstawić. Pozwoli to na szybkie wykrycie ewentualnej pomyłki, utwierdzi dzwoniącego, że rozmawia z właściwą osobą i przede wszystkim, uczłowieczy konwersację. Pomyśl, jakie to uczucie rozmawiać z bezimiennym głosem. Lekko nieprzyjemne, zgadza się?
Powiecie pewnie, głupoty gada, każdy się przedstawia. Niestety, z własnego doświadczenia wiem, że to jedynie złudne przepuszczenie.

Upewnij się, ze Twój rozmówca ma czas.

Czasami naprawdę nie masz w danym momencie możliwości rozmowy. Jedziesz autobusem, niesiesz torby z zakupami, bawisz dziecko. Po prostu nie ma opcji. Wówczas najlepszą opcją będzie obietnica szybkiego oddzwonienia.
Możesz też powiedzieć, że nie masz czasu także wówczas, gdy nie masz ochoty na konwersację. Skoro Twój rozmówca sam zapytał ;)

Zwracaj uwagę na siłę, barwę głosu i tempo mówienia.

Siła i barwa głosu to najbardziej decydujące aspekty rozmowy telefonicznej. Nie mamy wówczas możliwości obserwacji towarzysza, wiec nie możemy odczytać niewerbalnych sygnałów. Jednak znudzony czy niezadowolony ton to już wyraźny komunikat. Warto również postarać się o odpowiednią siłę głosu, chcemy, żeby rozmówca nas słyszał i postrzegał jako pewną siebie osobę, a nie martwił się, czy nie powinien przypadkiem dzwonić na pogotowie. Tempo mówienia to kolejny element, który składa się na budowanie kompetentnego wizerunku podczas rozmowy. Staramy się mówić w sposób zrozumiały dla odbiorcy, nie za szybko, nie za wolno. W punkt.

Robisz coś innego podczas rozmowy? Przestań.

Jedzenie, picie, sprzątanie. Nie tylko przeszkadzają w koncentracji, obniżając jakość rozmowy, ale też może wywoływać dodatkowe hałasy. Efekt, nie dogadacie się.
Warto pamiętać, że rozmowę kończy osoba, która zatelefonowała. Co więcej, nie oczekujemy na połączenie dłużej niż pięć sygnałów.

I jak? Znacie kogoś, kto zapomina o tych zasadach? Albo mieliście nie-przyjemność rozmawiać z kimś, kto nie miał o nich pojęcia? Dajcie znać!